WKR en de onbelaste thuiswerkvergoeding
In de werkkostenregeling (WKR) zijn gerichte vrijstellingen opgenomen. Dit houdt in dat een werkgever bepaalde zaken onbelast mag vergoeden aan zijn werknemers, waarover geen extra loonheffing hoeft te worden betaald. Een bekend voorbeeld hiervan is de reiskostenvergoeding à 19 cent per kilometer. Hier komt nu een nieuwe mogelijkheid bij: de onbelaste thuiswerkvergoeding.
Kosten thuiswerken
Hoewel thuiswerken door veel werknemers als prettig wordt ervaren, brengt het uiteraard ook extra kosten met zich mee. Bijvoorbeeld extra uitgaven voor verwarming, elektriciteit en koffie/thee. In het belastingplan voor 2022 heeft de overheid daarom een onbelaste thuiswerkvergoeding opgenomen. Een werkgever mag per dag € 2,- belastingvrij vergoeden aan een werknemer. Dit normbedrag is gebaseerd op onderzoek van Nibud. De onbelaste thuiswerkvergoeding mag overigens ook worden toegekend in de vorm van een vaste vergoeding per periode, zoals dat nu ook voor de reiskosten mogelijk is.
Onbelaste thuiswerkvergoeding versus onbelaste reiskostenvergoeding
Het is echter niet toegestaan om op één dag zowel de onbelaste thuiswerkvergoeding als de onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek te geven. De ene vergoeding sluit de andere vergoeding op dezelfde dag uit. Als een werknemer een dagdeel op kantoor werkt en een dagdeel thuis, kan er slechts van maximaal één van de twee gerichte vrijstellingen gebruik worden gemaakt. Mochten beide vergoedingen worden gegeven, dan is één van die twee een belaste vergoeding. Die beperking geldt ook voor de vrijgestelde vergoeding van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, de auto van de zaak of de fiets van de zaak.
Als een werknemer een dagdeel op kantoor werkt en een dagdeel thuis, kan er slechts van maximaal één van de twee gerichte vrijstellingen gebruik worden gemaakt.
Als de werknemer een deel van de dag thuiswerkt en vanuit huis naar een zakelijke afspraak gaat (niet zijnde de vaste werkplek), kan wél naast de onbelaste thuiswerkvergoeding een vrijgestelde reiskostenvergoeding voor de zakelijke reis worden toegekend.
Vaste reiskostenvergoeding tot eind 2021
De vaste reiskostenvergoeding kan tot 1 januari 2022 gewoon worden doorbetaald onder de ‘oude’ spelregels. Sommige werkgevers hebben de vaste reiskostenvergoeding stopgezet en vergoeden op dit moment alleen de werkelijk gereden kilometers. Indien en voor zover een werknemer voor 13 maart 2020 recht had op de vaste reiskostenvergoeding, mag de werkgever die, onbelast, door blijven betalen tot eind 2021. Op het moment dat een werkgever niet de volledige reiskostenvergoeding onbelast aan de werknemer heeft toegekend, zou het verschil mogelijk kunnen worden uitgeruild. Lees daar meer over in ons blog onder het kopje ‘Uitruil van loonbestanddelen’ .
Wilt u meer weten over thuiswerken en de rol van de WKR? Bekijk hieronder dan ons webinar terug.
De onbelaste thuiswerkvergoeding voor u als werkgever
Op basis van het huidige wetsvoorstel kan een werkgever per 2022 zijn werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal € 2 per dag geven. Hiervoor is het van belang om inzichtelijk te krijgen hoeveel dagen een werknemer gewoonlijk thuiswerkt. Zeker omdat op dezelfde dag niet zowel een vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten en reiskosten voor woon-werkverkeer mag worden gegeven.
Incidentele of structurele veranderingen?
Indien met werknemers afspraken zijn gemaakt over het aantal thuiswerkdagen, dan hoeft dat bij een incidentele afwijking van de afgesproken verhouding niet direct te leiden tot een aanpassing van de vaste vergoedingen. Als de wijzigingen meer structurele vormen aannemen, dienen de vaste vergoedingen voor de thuiswerkkosten en reiskosten naar de vaste werkplek wel aangepast te worden. We adviseren u overigens om de thuiswerkafspraken goed vast te leggen in een thuiswerkregeling, waarin de rechten en plichten van werkgever én werknemer vastliggen.
128-dagen regeling
Werkte uw werknemer al 1 of 2 dagen thuis, dan mocht u hem toch een onbelaste vergoeding voor woon-werkverkeer geven op basis van 5 dagen. Dit gebeurt dan op basis van de zogenaamde 128-dagenregeling. Die regeling moet u dan ook per 2022 aanpassen. U mag alleen nog maar een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding geven voor de dagen dat de werknemer echt op locatie werkt. Voor de thuiswerkdagen kunt u de onbelaste thuiswerkvergoeding geven.
De nieuwe gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten voorziet dus in een grote behoefte bij werkgevers, maar vraagt wel om een nauwkeurige afstemming met de vaste reiskostenvergoeding en aanpassing daarvan.
Vragen over de onbelaste thuiswerkvergoeding?
Heeft u vragen of wilt u advies over hoe u de onbelaste thuiswerkvergoeding op de juiste manier inzet? Neem dan gerust contact met mij op. Ik ga graag met u in gesprek!
